Frais de fonctionnement pris en charge par le FAF PM

Définition

Les frais pédagogiques de l’action de formation sont pris en charge par le FAF PM selon une grille fixée par le Conseil de gestion du FAF PM.

En revanche, ne sont pas pris en charge par le FAF PM les frais :

De transport, de restauration et d’hébergement exposés par les stagiaires ;
D’indemnisation de la perte de ressources des stagiaires.
La prise en charge des frais de fonctionnement se rapporte aux actions de formation réalisées par une organisme de formation habilitée par le FAF PM dont le projet de formation est validé, mais également aux actions de formation réalisées par une organisme de formation habilité ayant mis en œuvre un projet de formation validé pour une autre organisme de formation habilité par le FAF PM, dit organisme de formation concepteur (Cf 3. e)).

Dans ce dernier cas, la décision de prise en charge des frais de fonctionnement par le FAF PM s’applique jusqu’au terme des actions de formation, indépendamment du retrait de la décision de la mise à disposition du projet validé, prise par l’organisme de formation concepteur.

Nouveauté 2025 :

Dans un délai de 30 jours lorsque le terme de l’action de formation est au plus tard fixé au 15 décembre de l’année au titre de laquelle l’organisme de formation a été habilité.

Modalités de prise en charge des frais de fonctionnement

Pour obtenir la prise en charge des frais de fonctionnement, un dossier complet doit être déposé sur l’espace extranet des organismes de formation dans le respect des délais impartis.

Au plus tard le 31 janvier de l’année suivant celle au titre de laquelle l’organisme de formation a été habilité, lorsque le terme de l’action de formation se situe entre le 16 et le 31 décembre de l’année au titre de laquelle l’organisme de formation a été habilité.

Nouveauté 2025 :

Les frais de fonctionnement d’une même action de formation sont désormais pris en charge dans la limite d’une seule participation par stagiaire par année civile.

Dans le cas des projets avec déclinaisons : une seule participation par session déclinée par année civile (le stagiaire peut donc participer aux différentes sessions mais une seule fois pour une même session).

Par dossier complet, il faut entendre un dossier comportant les pièces suivantes :

Une facture sous format PDF (Cf. 4. d) correspondant au montant estimé de la prise en charge. Cette facture fera l’objet d’une vérification lors de l’analyse du dossier complet ; si elle est conforme au montant réel de prise en charge, le dossier sera validé pour mise au paiement ; si ce n’est pas le cas une demande de facture correspond au montant réel de prise en charge sera envoyée par mail à l’organisme de formation par le FAF PM ;
Pour chaque stagiaire, une copie de l’attestation de versement de la contribution à la formation professionnelle délivrée par l’URSSAF dans l’année de la demande (N), au titre de l’exercice de l’année précédente (N-1), ou, à défaut, l’attestation de versement de la contribution à la formation professionnelle délivrée par l’URSSAF durant l’année N-1, au titre de l’exercice de l’année N-2 ;
Un certificat de réalisation de l’action établi par le dispensateur de l’action de formation présentant la liste de l’ensemble des médecins stagiaires et précisant leur numéro de RPPS ^[1] ;
Lorsque l’action de formation concerne un conjoint collaborateur, copie de tout document attestant du lien administratif avec le médecin libéral cotisant;
La feuille d’émargement des stagiaires par séquence de formation pour les formations présentielles ;
La feuille d’émargement des intervenants par séquence de formation (organisateur, animateur[s], expert[s]) pour les formations présentielles ;
Un relevé du temps de connexion des stagiaires et intervenants pour les formations non présentielles avec les informations essentielles :
- Nom de l’organisme de formation
- Numéro de l’action de la formation
- Titre de l’action de la formation
- Titre de la session
- Date de la session
- Horaires et durée de la session
- Horaires et durée de connexion par participants (stagiaires, expert, intervenants) ;
Le mini-CV récent ^[2] de chaque expert et précisant au titre de quelle[s] compétence[s] a été octroyé le statut d’expert pour l’action de formation donnée et ce qui qualifie son expertise : sa spécialité, sa pratique, son expérience, son implication dans le domaine considéré et éventuellement ses publications.

La vérification de la complétude du dossier est effectuée dans un délai n’excédant pas 15 jours à compter de sa date de réception.

En cas de dossier incomplet, les services du FAF PM font connaître :

Les éléments du dossier devant être complétés ;
Le délai dans lequel ces derniers doivent être fournis, lequel ne peut excéder 15 jours.

Seul le dossier complet fait l’objet d’une décision de prise en charge, prise dans un délai n’excédant pas 30 jours à compter de la date de validation de la complétude du dossier.

La décision de prise en charge aboutit à un règlement par virement bancaire après validation de la facture émise par l’organisme de formation habilité.

Si un organisme de formation devait fonctionner avec une société d’affacturage, celle-ci devrait se soumettre aux règles de prise en charge du FAF PM.

La décision de refus de prise en charge est notifiée dans un délai n’excédant pas 15 jours à compter de la date de validation de la complétude du dossier ; la décision indique les motifs de rejet.

[1] Répertoire Partagé des Professionnels de Santé

[2] De préférence actualisé dans l’année en cours de réalisation de l’action de formation

Instance de recours en cas de refus de prise en charge

En cas de refus de prise en charge, l’organisme de formation peut saisir l’instance de recours mise en place au sein du FAF PM.

Dans ce cas, un courrier faisant valoir les arguments de droit motivant le recours doit être adressé au FAF PM (instance de recours) dans un délai maximal de 2 mois, à compter de la réception de la décision de refus de prise en charge.

La demande de recours est examinée par l’instance de recours dans un délai maximal de 2 mois à compter de sa réception.

En cas d’acceptation de la demande de recours, la décision d’acceptation de la prise en charge prend la forme d’un virement bancaire.
En cas de refus d’acceptation de la demande de recours, l’instance de recours notifie sa décision au demandeur en indiquant les motifs du refus.

Montants et modalités de paiement des frais de fonctionnement

Le paiement des frais de fonctionnement est effectué par virement bancaire dans un délai de 60 jours maximum suivant la réception du dossier si la facture initiale est conforme (75 jours maximum si celle-ci doit être mise en conformité).

Outre les mentions obligatoires inscrites au code du commerce à faire figurer dans la facture, doivent également être mentionnés :

N° de déclaration d’activité en tant qu’organisme de formation ;
L’intitulé de l’action de formation ;
L’intitulé de la session de formation (pour les projets déclinés) ;
Le numéro attribué à l’action de formation par le FAF PM lors de sa validation ;
Les dates de début et de fin de l’action de formation ;
Le nombre de stagiaires ;
La durée de la session de formation ;
Le montant du forfait correspondant au format pédagogique ;
Le montant de la prise en charge décidée par le FAF PM.

En cas de non correspondance de la facture présentée lors de la demande de prise en charge, après analyse du dossier : l’organisme reçoit une notification par mail de demande de modification de la facture et disposera de 15 jours pour la renvoyer.

Sur demande du FAF PM, les organismes de formation habilités doivent présenter toutes pièces justificatives de l’effectivité de l’exécution des actions de formation dont la prise en charge a été décidée.

Les barèmes de prise en charge dans le cadre des actions de formation collectives présentielles sont de :

Actions de formation en présentiel	7h	3h30	2h30
Montant pris en charge par le FAF PM auprès de l’organisme de formation	800 €	400 €	300 €

Les barèmes de prise en charge dans le cadre des actions de formation organisées sous forme de classes virtuelles sont de :

Actions de formation synchrones virtuelles	1 x 1h30	1 x 2h30	2 x 1h30	3 x 1h30	4 x 1h30
Montant pris en charge par le FAF PM auprès de l’organisme de formation	180 €	250 €	250 €	300 €	350 €

Durée maximale de la procédure d’instruction et de paiement des dossiers

Au regard d’une part, de l’obligation de vérifier la complétude du dossier avant son instruction au fond, et d’autre part de l’obligation faite par la réglementation de régler la formation une fois le service fait c’est-à-dire une fois l’action de formation réalisée, la durée maximale de la procédure d’instruction et de paiement des dossiers par les services du FAF PM est de 75 jours maximum, se décomposant comme suit :

15 jours maximum pour la vérification de la complétude du dossier à compter de sa réception ;
45 jours maximum pour la décision de prise en charge à compter de la date de validation de la complétude du dossier ;
75 jours maximum pour le paiement de la formation à compter de la réception du dossier envoyé par l’organisme de formation habilité.